Ruptura de estoque: o custo da venda que você não fez

Todo empresário sabe quanto custa o estoque parado. Quase nenhum sabe quanto custa o estoque que faltou. A diferença é simples e cruel: o produto encalhado aparece no inventário, ocupa espaço e incomoda. A venda que não aconteceu por falta de produto não aparece em lugar nenhum. Não gera nota, não gera lançamento, não gera relatório. Some.

Esse fenômeno tem nome: ruptura de estoque. É o momento em que o cliente chega, quer comprar, e a empresa não tem o item disponível. Em uma loja, o cliente vai ao concorrente. Em uma indústria, a linha para. Em um prestador de serviço, o técnico volta sem executar o trabalho. Em todos os casos, a estrutura continuou sendo paga.

Por que a ruptura é invisível na contabilidade

O sistema registra o que entrou e o que saiu. Ele não registra o que poderia ter saído. Por isso a ruptura só aparece de forma indireta, em sintomas que o dono costuma atribuir a outras causas:

• Faturamento abaixo do esperado em um mês que parecia movimentado.
• Aumento de compras emergenciais, com preço pior e frete mais caro.
• Reclamação de vendedor dizendo que perdeu negócio por falta de item.
• Cliente antigo que reduziu a frequência de compra sem avisar o motivo.
• Prazo de entrega esticando e pedido sendo cancelado no meio do caminho.

Como colocar número nessa perda

Dá para medir sem sistema sofisticado. Peça à equipe de vendas para anotar, durante trinta dias, todo pedido não atendido por falta de produto: item, quantidade e cliente. No fim do mês, multiplique cada linha pela margem de contribuição daquele item. O resultado é uma estimativa conservadora do lucro que ficou na mesa.

Depois calcule o indicador de ruptura: quantidade de itens em falta dividida pela quantidade total de itens do catálogo, medida em dias diferentes do mês. Em varejo, um índice acima de cinco por cento já costuma doer. O número em si importa menos que a tendência: se ele sobe mês a mês, a política de compras está desalinhada da demanda real.

Estoque parado custa dinheiro visível. Estoque que faltou custa dinheiro invisível, e geralmente é o mais caro dos dois.

As três causas mais comuns

A primeira é a compra feita por intuição, sem histórico de giro. A segunda é a falta de ponto de pedido definido, ou seja, ninguém sabe em que nível de estoque é preciso recomprar. A terceira é caixa curto: a empresa até sabe que precisa comprar, mas não tem dinheiro disponível na data, e adia. Essa terceira causa é financeira, não operacional, e é a mais frequente em empresa que cresce rápido.

Quando o problema é caixa, a solução não está no depósito, está na projeção. Uma empresa que acompanha a relação entre estoque e caixa consegue antecipar a compra sem apertar o mês. Quando o problema é compra mal dimensionada, vale revisar o lote econômico de compra item a item.

O que fazer nas próximas semanas

• Defina ponto de pedido e estoque mínimo para os itens da curva A, que sustentam o faturamento.
• Registre toda venda perdida por falta, mesmo em papel, e revise a lista todo mês.
• Combine o calendário de compras com a projeção de caixa, não com o saldo do dia.
• Negocie prazo de entrega menor com o fornecedor dos itens críticos, mesmo pagando um pouco mais.

Estoque é decisão financeira

Comprar demais trava capital. Comprar de menos perde venda. O ponto de equilíbrio entre os dois só aparece quando compras, vendas e caixa conversam na mesma mesa, com número na frente. Enquanto essa conversa não existir, a empresa vai oscilar entre depósito cheio e prateleira vazia, e vai achar que o problema é sorte.

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