Custo real de um funcionário: quanto pesa cada contratação no seu caixa

Quase todo dono de empresa já fez essa conta de cabeça: o vendedor pede 3 mil reais de salário, o faturamento parece comportar, e a contratação é aprovada no mesmo dia. Três meses depois, o caixa está mais apertado do que deveria e ninguém entende exatamente por quê. A resposta quase sempre está no lugar mais óbvio e menos calculado: o salário nunca foi o custo do funcionário, foi apenas a entrada dele.

Contratar é uma decisão financeira de longo prazo, com custo recorrente, custo de saída e efeito direto sobre a margem. Só que a maioria das empresas decide isso com base em sensação de sobrecarga, não em número.

O que realmente entra na conta

O custo real de um funcionário CLT é o salário mais tudo aquilo que ele obriga a empresa a desembolsar ou a provisionar. Em linhas gerais, entram:

• Encargos sobre a folha (INSS patronal, FGTS, RAT e terceiros, quando aplicáveis ao regime da empresa)
• Provisão de 13º salário e de férias com o adicional de um terço
• Benefícios: vale-transporte, vale-refeição ou alimentação, plano de saúde
• Provisão para rescisão, porque toda contratação tem uma probabilidade real de terminar
• Custos indiretos: equipamento, sistema, treinamento, espaço e o tempo de quem vai gerenciar

Na prática, dependendo do regime tributário e do pacote de benefícios, um salário de 3 mil reais costuma custar entre 4,2 mil e 5,4 mil reais por mês para a empresa. É de 40% a 80% acima do valor combinado. Quem olha só a linha do salário está subestimando o próprio custo fixo em milhares de reais por ano.

Contratar não aumenta o custo variável da empresa, aumenta o custo fixo. E custo fixo não cai quando o faturamento cai.

A pergunta certa não é "eu preciso?", é "quanto ele precisa gerar?"

Se o custo total do funcionário é de 5 mil reais por mês e a sua margem de contribuição é de 30%, essa contratação exige cerca de 16,7 mil reais de faturamento adicional por mês só para se pagar. Não para dar lucro: para empatar. Esse número precisa estar na mesa antes da entrevista, não depois do terceiro mês.

Vale separar dois tipos de contratação. A que gera receita direta, como um vendedor, deve ser avaliada pelo retorno esperado e pelo tempo até a maturidade (raramente menos de 90 dias). A que gera capacidade, como alguém no operacional ou no administrativo, deve ser avaliada por quanto ela libera de gargalo ou reduz de erro, o que também é dinheiro, mas aparece de forma indireta.

Os três erros que mais aparecem

1. Contratar para resolver processo quebrado

Muita empresa contrata porque a equipe atual está afogada, quando na verdade o problema é retrabalho, falta de padrão e ausência de sistema. Nesse caso, o funcionário novo não resolve o gargalo, apenas o replica com mais gente e mais custo fixo.

2. Não provisionar o 13º, as férias e a rescisão

Esses valores não são surpresas, são datas conhecidas. Ainda assim, viram crise de caixa todo fim de ano em empresa que não separa dinheiro mês a mês, exatamente como já tratamos na provisão de caixa.

3. Ignorar o custo de saída

Demissão sem justa causa envolve aviso, multa do FGTS e verbas rescisórias. Uma contratação que dura seis meses e termina mal pode custar quase o dobro do que parecia. Isso não é motivo para não contratar, é motivo para contratar com critério.

O que fazer antes da próxima vaga

Monte uma planilha simples com o custo total mensal do cargo, o faturamento adicional necessário para cobri-lo e o prazo realista até a pessoa se pagar. Depois, coloque esse custo no fluxo de caixa projetado dos próximos doze meses e observe o efeito nos meses de baixa. Se a contratação só fecha em mês bom, ela não fecha.

Gente boa é o melhor investimento que uma empresa pode fazer. Gente contratada sem conta é o jeito mais rápido de transformar lucro em folha. A diferença entre os dois cenários não é o candidato, é o número que você fez antes de chamar para a entrevista.